Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd Groningen kent de volgende functies:
Registratie van jeugdigen (ketenregistratie):
Op een eenvoudige, gebruikersvriendelijke wijze worden jeugdigen geregistreerd met behulp van het systeem. Het betreft een ketenregistratie waarmee wordt vastgelegd dat een jeugdige bekend is bij de instelling. Het is dus géén signaal. Het systeem beschikt over de mogelijkheid om de registratiesystemen van de instellingen te koppelen met het signaleringssysteem. Registraties kunnen handmatig en gekoppeld met het registratiesysteem van de instelling worden verwerkt.
Registratie signaleringen:
Een eenvoudige functie waarmee de professional een signaal kan vastleggen (instelling, naam specialist en zwaarte van het signaal). De professional zelf geeft met het signaal aan dat er een gebeurtenis heeft plaatsgevonden waar mogelijke risico’s uit kunnen voortvloeien.
Automatische berichtenuitwisseling:
Er vindt een directe automatische berichtenuitwisseling plaats via e-mail wanneer registraties en signaleringen worden gedaan. Alle betrokken professionals in de keten rondom één jeugdige worden automatisch via de mail geïnformeerd over de nieuwe ketenregistratie en/of signaal. Inhoudelijke informatie wordt niet verspreid.
Raadpleegfunctie:
Signaalgevers kunnen op een eenvoudige manier zien welke andere professionals of organisatie ook een signaal hebben afgegeven over betreffende jeugdige.
Procescoördinatie:
Onder Procescoördinatie wordt verstaan alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige op het moment dat in het kader van Zorg voor Jeugd Groningen meerdere instellingen betrokken zijn bij een en dezelfde jeugdige. Procescoördinatie heeft als doel om een adequaat hulpaanbod te geven aan de jeugdige en (vroegtijdige) risico’s te voorkomen. De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is formeel vastgelegd in het convenant Zorg voor Jeugd Groningen. Daarin is ook geregeld wie in eerste instantie door het systeem wordt aangewezen voor het uitvoeren van de procescoördinatie en welke spelregels de procescoördinator in acht moet nemen.
Monitoren en rapporteren:
Het geven van inzicht in het aantal registraties en signalen en het periodiek rapporteren over deze registraties. Enkele voorbeelden hiervan zijn: overzicht van het aantal keren dat meerdere organisaties betrokken zijn; overzicht van aantal (nieuwe) registraties in een bepaald tijdvak in een bepaald postcodegebied; overzicht aantallen afgesloten registraties in bepaald tijdvak; overzicht van het aantal jeugdigen waar instelling X de coördinatie voor levert.
Beheersfuncties:
Alle functies die nodig zijn om het systeem goed te kunnen beheren op verschillende niveaus.